Rundschreiben

Einleitung

Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf SEPA unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die eigenen Kunden verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.

Voraussetzungen

• das Rundschreiben-Tool steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
• Autopoll wird in der PLUS Variante benötigt.
• Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura wird benötigt
• Rundschreiben per Email steht ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung (auch für Autopoll LIGHT)

Rundschreiben verwalten

I. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.

II. Layout Verwaltung

Die Erklärung der einzelnen Symbole, in der Menüleiste , wird unter AllgemeineBedienung erklärt.

III. Layout öffnen/anlegen

Über den "bearbeiten"-Button wird die eigentliche Layout-Bearbeitung geöffnet.

IV. Layout bearbeiten

Die erste Bearbeitung eines Layout sollte mit der Autopoll-Hotline zusammen durchgeführt werden. Details unter LayoutBerichte

V. vorhandene Layouts

allgemeines Rundschreiben

SEPA Basis

SEPA Firmen B2B

Rundschreiben drucken

I. Vorbereitung

Rundschreiben aktivieren

Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - der betreffende Kunde ausgewählt und im Register Rundschreiben, der Haken bei aktiv gesetzt werden.

In der Liste wird angezeigt:

gedruckt = wann das Rundschreiben gedruckt wurde.

Brief/Layout = welches Layout verwendet wurde.

zugeordnet = wann zugeordnet wurde.

E-Mail = ob und wann das Rundschreiben per E-Mail versendet wurde.

Report = das PDF mit Speicherpfad, welches erstellt wurde.

II. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben drucken wird die Erstellung und Verteilung der Rundschreiben geöffnet.

III. Rundschreiben drucken/speichern

Rundschreiben auswählen und zuweisen

Rundbrief = Auswahl des vorher eingestellten Layouts

Linkes Fenster Alle Firmen = Liste aller Firmen, bei denen Rundschreiben aktiviert wurde.

Mit Hilfe der Buttons "Alle" und "Keine" oder durch manuelles Anhaken können Firmen ausgewählt bzw. die Auswahl entfernt werden.

Wird der Button "Auswahl" angeklickt, werden die Firmen automatisch angehakt, die der im Fenster "Auswahl" eingestellten Bedingung unterliegen:

ohne Rechnung = Auswahl aller Firmen, für die keine Rechnungen erstellt werden.

mit Rng. = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden.

Rng. und Lastschrift = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden und bei denen das Lastschriftverfahren zum Einsatz kommt.

Rng. ohne Lastschrift = Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.

= Verschieben aller im linken Fenster angehakten Firmen in das rechte Fenster Empfänger des Briefes (Zuordnung der Firmen)

= Verschieben aller im rechten Fenster angehakten Firmen zurück in das linke Fenster Alle Firmen (Zuordnung der Firmen entfernen)

Probelauf: Sind Firmen als Empfänger zugeordnet und der Probelauf angehakt öffnet der Button "Starten" die Druckverwaltung. Jetzt können die Rundschreiben kontrolliert werden. Ein Beenden des Druckverwaltung im Probelauf erzeugt keine Rundschreiben.

Wurden alle Einstellungen getätigt und das ganze Prozedere im Probelauf kontrolliert, muss der "Probelauf" Haken entfernt werden.

Der Button "Starten" öffnet wieder die Druckverwaltung. Nur wird beim Beenden des Druckmanagers die Rundschreiben erstellt und können gespeichert und ausgedruckt werden.

IV. Rundschreiben per Mail versenden

Mit der Autopoll Erweiterung E1441 können Rundschrieben auch per EMail versendet werden.

Vorbereitungen

Mailserverzugang

Der Zugang zu einem Mailserver ist unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen zu konfigurieren. Details unter SmtpAusgang

EMailtexte

Unter Einstellungen EMail-Texte ist ein EMailtext zu konfigurieren. Details unter EMailtexte

EMail in Firma

In den Firmen, die ein Rundschrieben per EMail erhalten sollen, ist eine aktive und erreichbare EMailadresse einzutragen. Details unter Firmen

Rundschreiben per EMail versenden

Die grundsätzliche Auswahl erfolgt genau wie beim Rundschreiben drucken.

Nach dem Abhaken des Probelaufes wird die Auswahl "E-Mail Versand" aktiv.

Nach dem Aktivieren der Auswahl "E-Mail Versand" und dem Drücken von "Starten" wird das PDF erstellt und die Druckverwaltung öffnet sich.

Wird die Druckverwaltung geschlossen werden die E-Mails versandt.