Vorauszahlungen

Einleitung

Mit dem Vorauszahler-Tool können Zahlungen eines Kunden im Vorfeld eingebucht werden, die dieser dann abtanken kann. Die Buchungen erfolgen auf ein Fahrzeug des Kunden, welches einem Tankausweis zugeordnet sein muss. Zur Kontrolle und Verwaltung steht ein Kontoauszug über Zahlungseingänge und (Ab-)Tankungen zur Verfügung.

Voraussetzungen

• das Vorauszahler-Tool steht ab Autopoll Version 3.5 zur Verfügung.
• letzte BugFixes in Version V4.3.3.429 RC02 (12/2019) und V4.53.432 FR03 (12/2020)
• Autopoll wird in der PLUS Variante benötigt.
• Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura wird benötigt
• Tankautomat mit periodischen Limit, idealerweise unterstützt der Tankautomat Betragslimits

Einstellungen

Artikel anlegen

Um die Vorauszahlungen im Autopoll buchen zu können, wird ein passender Artikel benötigt. Der Artikel wird über Daten-Artikel angelegt. Details unter Artikel.

Tankautomaten vorbereiten

Der Tankautomat muss Perioden- bzw. Abtankungslimits unterstützen. D.h. das von Autopoll vorgegebene Limit kann abgetankt werden. Der Ausweis wird vom Automaten gesperrt, wenn das Limit erreicht ist bzw. abgetankt wurde und erst wieder aktiviert, wenn Autopoll ein neues Limit liefert.

Da bei der Vorauszahlung Beträge gebucht werden, sollte der Tankautomat Betragslimits unterstützen.

Konfiguration über Autopoll

Bei Tankautomaten die von Autopoll entsprechend konfiguriert werden (z.B. Heconomy) muss im Tankautomat das Feld "Betragslimit" aktiviert sein. Beim Heconomy unter Einstellungen-Tankautomaten Terminals-Tankautomat öffnen-Register Geräte-Gerät öffnen-Register Stammdaten

Konfiguration über Tankautomat

Bei Tankautomaten, die die Konifguration nicht über Autopoll bekommen (z.B. HecStar) muss die Konfiguration passend im Tankautomaten vorgenommen werden. Dabei sind automatenspezifische Details zu beachten. Beim HecStar zum Beispiel können Periodenlimits nicht für einen einzelnen Ausweis, sondern nur für eine ganze Kartengruppe (Ausweisart) festgelegt werden. Daher müssen die Ausweise im HecStar und in Autopoll entsprechend organisiert werden. Details unter VorauszahlHecstar.

Unterstützt der Tankautomat kein Betragslimit, so sendet Autopoll ein Mengenäquivalent, welches sich auf Basis des höchsten Preises, der für den Ausweis zugelassenen Artikel ergibt. (Dieses ist aber sicherlich nur der zweitbeste Weg).

Vorauszahler Ausweis einrichten

Der Ausweis der als Vorauszahler genutzt werden soll, muss die entsprechende Limitart bekommen. Daten-Ausweise-Alle Einzelausweise-Ausweis öffnen-Register Parameter. Details unter Ausweise

Verknüpfung mit Fahrzeug/Fahrer und Firma

Vorauszahlungs-Buchungen können in Autopoll nur für Firmen über Fahrzeug und Fahrer erfolgen, daher muss der Ausweis mit einem Fahrzeug oder Fahrer verknüpft werden.

Vorauszahlung einbuchen

Auf das verknüpfte Fahrzeug kann nun eine Zahlung eingebucht werden. Unter Daten-Andere Buchungen wird die Buchung erfasst.

Wichtig dabei die Buchungsart "Vorauszahlung" und der Artikel "Vorauszahler".

Des weiteren muss der Betrag negativ erfasst werden.

Daten zum TA übertragen

Die veränderten Ausweise müssen nun an den TA übertragen werden.

beim Arbeiten mit Limits und mit KM-Eingaben am TA müssen die Abrufe getrennt werden

1. Abruf aller Tankdaten von allen Tankautomaten (dabei KEINE Ausweise übertragen),

2. wird mit diesen Daten eine Limitberechnung durchgeführt, (bzw. die neuen KM-Stände gesetzt)

3. Abruf bzw. Übertragung aller Ausweise mit den korrekten Limits (und KM-Ständen) an alle Tankautmonaten

1. Abruf aller Tankdaten

3. Übertragung der Ausweise

Kontoauszug

Die Berechnung der Limits erfolgt auf Grund der geleisteten Zahlungen und der getätigten (Ab-)Tankungen. Diese kann einen langen Zeitraum umfassen, der sensibel auf jede Änderung reagiert. Daher ist es sinnvoll jeden Monat einen Kontoauszug zu erzeugen. Dabei werden die Buchungen und Tankungen ab dem letzten Kontoauszug addiert und ein neuer Endwert festgeschrieben. Dieser ist dann sicherer gegen Manipulation oder Fehleingaben.

Hinweis Mischfirmen

Bei Firmen, die sowohl Vorauszahlerkarten haben, als auch normal abzurechnende Tankkarten haben, ist es zwingend erforderlich vor der Faktura einen Vorauszahlerabschluss durchzuführen. Dabei werden die Tankungen, die auf das (Vorauszahler)-Fahrzeug gemacht wurden, markiert und werden bei der Faktura nicht berücksichtigt.

Aufruf

Unter Auswertungen-Vorauszahler wird die Erstellung des Konotauszuges geöffnet.

Probelauf

Im Probelauf wird ein Kontoauszug, aber keine Abschlussbuchung erzeugt.

Reallauf - echter Kontoauszug

Führen Sie den Kontoauszug regelmäßg im Reallauf durch.

Wie bei allen Auswertungen wird erst ein Zwischenergebnis angezeigt, welches die Anzahl zu verarbeitener Sätze angibt, sowie Wiederholung und Neu-Berechnung fester Preise ermöglicht.

Kontoauszug

Dieser Auszug kann dann für Nachfragen des Kunden archiviert oder an den Kunden überreicht werden.

Ausweis erneut verwenden

Wenn ein Vorauszahlerausweis zurückgegeben oder eingezogen wurde und erneut verwendet werden soll, muss sichergestellt sein, dass seine "alten" Buchungen nicht in die aktuelle Berechnung einfliessen. Da das Fahrzeug quasi als "Konto" verwendet wird über das die Buchungen verwaltet werden, besteht die Lösung darin, ein neues Fahrzeug mit dem Ausweis zu verknüpfen. Damit bleiben die bisherigen Buchungen erhalten und nachvollziehbar. Die neuen Buchungen erfolgen auf einem leeren Konto (Fahrzeug) ohne Vorgeschichte.

Rückzahlung des Restbetrages bei Rückgabe der Vorauszahlerkarte (ab V4.5)

Wird eine Vorauszahlerkarte zurückgegeben und es wurde noch nicht der gesamte, vorausgezahlte Betrag abgetankt, muss/kann/wird dem Kunden der Restbetrag ausbezahlt werden. Um diese Vorauszahlerkarten-Abwicklung buchhalterisch auszugleichen, muss diese Rückzahlung im Autopoll gebucht werden. Dazu muss in Autopoll unter Daten-Tankdaten eine manuelle Tankung erfasst werden. Folgende Werte sind dabei zu beachten:

• Datum/Zeit = Datum der Rückzahlung an den Kunden
• Artikel = "Vorauszahlung"
• Menge = 1
• Preis = ausbezahlter Restbetrag
• Firma = die Firma unter der im Autopoll alle Vorauszahlerkarten gebucht wurden
• Fahrzeug = das betroffene Fahrzeug

Nach dieser Buchung sollte der Vorauszahlerbericht für diese Vorauszahlerkarte bzw. für dieses Fahrzeug eine Null als Ergebnis liefern.

weitere Hinweise

• Für Betragslimits benötigt der TA 2331 R3 mind. den EPROM Stand 11.
• Tankungen führen nur zu einer Reduzierung des Limits, wenn Sie dem Fahrzeug, welches dem Ausweis zugeordnet ist, zugeordnet werden.
• Bitte beachten Sie für den Hecstar die erweiterte Beschreibung.