Fakturierung: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 1. Februar 2017, 12:12 Uhr
IN ARBEIT vo:
Einleitung
In Autopoll gibt es die Möglichkeit Tankdaten, Waschungen und auch andere Verkaufsbuchungen, die Firmen/Kunden zugeordnet wurden, abzurechnen.
Voraussetzungen
- Für die Fakturierung wird Autopoll in der PLUS Variante benötigt.
- Mit E1441 dem Modul P1: erweiterte Faktura können zusätzliche Funktionen innerhalb der Fakturierung erworben werden. (Rechnungsversand per EMail, Vorauszahlungen, Gratisabgaben)
Voreinstellungen
I. Mandantendaten
Aufruf
Unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen im Register Mandanten können die Daten der eigenen Firma (Mandant) hinterlegt werden. Diese Daten können per Platzhalter auf der Rechnung angedruckt werden.
Mandantendaten
Bitte hier alle eigenen Firmendaten hinterlegen.
Der untere Bereich (Datenträgeraustausch , Edifact ID (A) und SEPA Gläubiger ID) wird nur beötigt, wenn innerhalb der Fakturierung mit Lastschriftverfahren (aktuell SEPA) gearbeitet wird. Detais zu diesem Thema unter SEPA.
II. Rechnungslayout
Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob die Rechnungen ausgedruckt oder per Mail versandt werden sollen. Sollten Rechnungen ausgedruckt werden, so ist zu klären, ob auf Formularpapier oder auf Blankopapier ausgedruckt werden soll. In Autopoll sind standardmäßig fünf verschiedene Rechnungslayouts hinterlegt, die dazu benutzt werden können Rechnungen auf Formularpapier zu drucken. D.h. es gibt in den Standard-Layouts keine Kopf- und Fusstexte und/oder Firmenlogos, nur die reinen Rechnungsdaten.
Da das Reportingtool wenig dokumentiert ist, sollten Änderungen immer zusammen mit der Autopoll-Hotline durchgeführt werden.
Kleinere Anpassungen, wie z.B. Zeilenanpassungen an das Formularpapier sind kostenfrei.
Größere Anpassungen, wie z.B. das Rechnungslayout mit Kopf- und Fusstexten und Logos versehen für einen Druck auf Blankopapier oder für den Versand per Mail sind kostenpflichtig (D1004 Gestaltung Rechnungslayout).
Aufruf
Über Einstellungen-Rechnungslayouts wird die Verwaltung der Rechnungslayouts geöffnet.
Liste der Rechnungslayouts
III. Rechnungsprofil
Aufruf
Über Einstellungen-Rechnungsprofile wird die Verwaltung der Rechnungsprofile geöffnet.
Liste der Rechnungsprofile
Die Bedeutung der einzelnen Symbole wird unter AllgemeineBedienung erklärt.
Rechnungsprofil einstellen
Zuordnung
Die Zuordnung des Rechnungsprofiles zu einer Firma kann entweder über das Register "Zuordnung" im Rechnungsprofil selbst oder über die Firma mit der Auswahl im Feld "Rechnung" durchgeführt werden.
über das Rechnungsprofil
Der linke Bereich dient nur zur individuellen Einstellung des Rechnungsprofiles für verschiedene Transaktionsarten und Herkünfte. Dieser Bereich sollte, wenn nötig, nur in Absprache und zusammen mit der Autopoll Hotline bearbeitet werden.
über die Firma
Vorbereitungen
Nicht zugeordnete Tankungen
Da das Rechnungsprofil einer oder mehreren Firmen zugeordnet wird, können auch nur Tankdaten die einer Firma zugeordnet wurden, fakturiert werden. Vor einer Fakruta, einer Fahrzeuganalyse und/oder einem Export ist auf jeden Fall zu prüfen, ob alle Tankdaten zugeordnet wurden. Details siehe nichtzugeordneteTankungen
Preise und Rabatte
Die Richtigkeit der Preise und Zu- und Abschläge ist vor der Fakturierung zu prüfen.
Fakturierung
Aufruf
Die Fakturierung kann auch über die Menüleiste, mit dem Icon, geöffnet werden.
Einstellungen
von: Auswahl des Zeitraumes ab dem fakturiert werden soll
bis: Auswahl des Zeitraumes bis zu dem fakturiert werden soll
Probelauf: Bei Aktivierung werden Probelaufrechnungen für eine Kontrolle erstellt. Die Fakturierung im Probelauf kann solange durchgeführt werden bis die Faktura im Echtlauf durchgfehührt wurde. Bei der Deaktivierung (dem "Echtlauf") werden echte rechnungen erstellt und die betroffenen Tankungen werden als "faktureiert" markiert. Nach Beendigung des Faktura-Echtlaufes kann diese Faktura nicht mehr wiederholt werden. Die rechnungen müssten vorher stroniert werden. Siehe Stornosystem/Wiederholungssystem.
Auswahlmöglichkeiten Firmen, Fahrzeuge, Fahrer, Kostenstellen, Tankautomaten und Artikel die fakturiert werden sollen. Bei keiner Auswahl werden immer alle Tankungen herangezogen.
Auswahl III bleibt unberücksichtigt und ist nur für individuell eingestellte Sonderkonditionen vorgesehen.
Einstellmöglichkeiten wie die Tankdaten in der Rechnung dargestellt werden sollen.
Anzahl Sätze: Wie viele Tankungen sind insgesamt ausgewählt worden
davon mit berechneten Preisen: Wie viele der ausgewählten Tankungen haben einen berechneten Preis
davon bereits verarbeitet: Wie viele der ausgewählten Tankungen wurden schon per "Echtlauf" exportiert
davon storniert: Wie viele der ausgewählten Tankungen storniert wurden. Siehe Stornosystem
Sätze zu verarbeiten: Wie viele der ausgewählten Tankungen sind noch nicht per "Echtlauf" fakturiert worden und können jetzt fakturiert werden
Rechnungsnummer von:
Rechnungsnummer bis:
Der untere Bereich (SEPA Einreichung ab , eigenes Fälligkeitsdatum und weitere SEPA-Parameter) wird nur beötigt, wenn innerhalb der Fakturierung mit Lastschriftverfahren (aktuell SEPA) gearbeitet wird. Detais zum diesem Thema unter SEPA.
Sollten keine Sätze zu verarbeiten sein ist der "Verarbeitung starten" Knopf deaktiviert.
Druckamanger
Probelauf
Echtlauf
Stornosystem / Wiederholungssystem
Stornosystem
Wiederholungssystem
Rechnungsübersicht
Über Auswertungen-Rechnungsübersicht kann die Liste der Rechnungsläufe geöffnet werden.