FahrzeugVerkauf

in Arbeit IN ARBEIT vo:

Einleitung

Aus Anlass von vielen Supportfällen bei denen es um Datenchaos (hauptsächlich im Bereich Tankdaten) und Unsicherheiten der Kunden bei Fahrzeug-Veräußerungen und -Verschrottungen geht, haben wir eine Anleitung zu diesem Thema zusammengestellt.

Basisinformationen

• In Autopoll arbeitet man mit zwei Datenbereichen, die im ersten Schritt nichts miteinander zu tun haben:

Bereich 1: Firmen und zugeordnete Fahrzeuge bzw. Fahrer

Bereich 2: Ausweise

• Ausweise können mit Fahrzeugen bzw. Fahrern verbunden werden, was dazu dient die abgerufenen Tankdaten vom Tankautomaten entsprechend den Fahrzeugen bzw. Fahrern und damit auch den Firmen zuzuordnen.

• Der Ausweis dient in erster Linie zur Authorisierung der Tankung am Tankautomaten und würde auch ohne zugeordnetes fahrzeug funktionieren.

• Der Tankung wird mit Hilfe des benutzten Ausweises das zugeordnete Fahrzeug bzw. der zugeordnete Fahrer zugewiesen.

• Der Tankung wird NICHT der Ausweis zugeordnet. Der Ausweis wird nur als Zusatzinformation in der Tankung hinterlegt.

• Der Tankung wird ein interner, unsichtbarer Schlüssel der Firma und des Fahrzeugs bzw. des Fahrers hinterlegt. D.h. nicht jeder Tankung wird die sichtbare Fahrzeugnummer und das sichtbare Fahrzeugkennzeichen zugeordnet, sondern nur der interne, unsichtbare Schlüssel.

übliche Fehlannahme

Sollte das Fahrzeugkennzeichen auf ein neues Kennzeichen geändert werden, ist dies datentechnisch kein neues Fahrtzeug, sondern nur eine Umbenamung. Des weiteren werden bei einer Liste der Altdaten des Fahrzeuges alle Tankungen mit dem neuen Kennzeichen dargestellt und nicht buchhalterich korrekt mit dem alten Kennzeichen. D.h. eine buchhalterische Trennung der beiden Wirtschaftsobjekte ist nicht gegeben, es ist nur noch ein Wirtschaftsobjekt vorhanden mit dem neuen Kennzeichen.

Ablauf

Sollte ein Fahrzeug verkauft oder verschrottet und ein neues Fahrzeug angeschafft worden sein, so ist folgender Ablauf angeraten:

Beispiel: verkauftes Fahrzeug Nummer 123 mit AA-BB 123 / neues Fahrzeug mit AA-CC 987

Schritt 1 - Ausweis sperren / Zuordnung lösen

Der Ausweis, dem das verkaufte Fahrzeug zugeordnet war, ist zu sperren und die Zuordnung zum verkauften Fahrzeug ist zu entfernen.

Schritt 2 - Ausweis an Tankautomat übertragen

Falls zwischen dem Verkauf und dem Neukauf Zeit liegt, sollte der in Schritt 1 gesperrte Ausweis an den/die Tankautomaten übertragen werden, damit in der Zwischenzeit mit diesem Ausweis nicht getankt werden kann.

Schritt 3 - Alt-Fahrzeug umnummerieren und umbenamen

Das verkaufte Fahrzeug öffnen, umnummerieren und das Kennzeichen erweitern (z.B. mit ..._ALT1 oder XXX_...).

Umnummerierung: Dies wird notwendig, wenn die Fahrzeugnummer (Bsp.: 123) erneut benutzt werden soll/muss. Es ist ratsam sich einen Nummernbereich zu wählen, der nur für die inaktiven Fahrzeuge benutzt wird. (Bsp.: aus 123 wird 90123)

Kennzeichen-Erweiterung: Dies wird notwendig, wenn das Fahrzeugkennzeichen sofort oder in absehbarer Zeit erneut zum Einsatz kommen soll/muss. Es ist ratsam sich auf eine Erweiterung festzulegen. (Bsp.: aus AA-BB 123 wird AA-BB 123_ALT1)

Schritt 4 - Neues Fahrzeug anlegen

Anlage des neuen Fahrzeuges, entweder mit einer neuen Nummer oder mit der alten Nummer (Bsp.: 123 - AA-CC 987). Details unter Fahrzeuge

Schritt 5 - Ausweis Fahrzeug zuordnen / Ausweis freigeben

Dem alten oder einem neuen Ausweis das neue Fahrzeug zuordnen und für den/die Tankautomaten freigeben.

Schritt 6 - Ausweis an Tankautomat übertragen

Den in Schritt 5 freigegebenen Ausweis an den/die Tankautomaten übertragen.

Vorteile

• Alle Altdaten sind noch mit dem alten Fahrzeug verbunden und können immer noch ausgewertet/verarbeitet werden.

• Alle neuen Tankdaten werden dem neuen Fahrzeug zugeordnet und können darüber ausgewertet/verarbeitet werden.

• Die Fahrzeugnummer kann immer wieder verwendet werden.

• Das Kennzeichen kann immer wieder verwendet werden.

• In Spezialfällen von 1:1:1 Verkettungen (Ausweisnummer=Firmennummer=Fahrzeugnummer) kann damit weitergemacht werden.

• Trotz gleicher Fahrzeugnummer und/oder gleichem Kennzeichen handelt es sich buchhalterisch um zwei verschiedene Wirtschaftsobjekte, die auch so ausgewertet/verarbeitet werden können.