Vorauszahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 2. Oktober 2015, 16:11 Uhr

Einleitung

Mit dem Vorauszahler-Tool können sie Zahlungen des Kunden einbuchen, die dieser dann abtanken kann. Die Buchungen erfolgen auf ein Fahrzeug, welches dem Tankausweis zugeordnet sein muss. Es steht ein Kontoauszug über Zahlungeingänge und Tankungen zur Verfügung.

Voraussetzungen

ab Autopoll Light Version 3.5, letzter BugFix in Version 4.2.2.417 FR01 (Jan. 2015).
Autopoll Erweiterung E1403 (VK 390,00€ zzgl. ges. MwSt).
Tankautomat mit periodischen Limit, idealerweise Betragslimit

Installation/Einrichtung

Einspielen der Autopoll Lizenz

Sie benötigen eine Autopoll-Lizenz welche das Tool Vorauszahler freischaltet.

Artikel anlegen

Um die Vorauszahlungen Buchungen zu können, brauchen sie einen passenden Artikel. Diesel legen Sie über Daten>Artikel>Neu im Artikel-Dialog an.

Tankautomaten vorbereiten

Der Tankautomat muss Perioden- bzw. Abtankungslimits unterstützen. D.h. das von der Software vorgegebene Limit kann abgetankt werden, der Ausweis wird vom Automaten gesperrt, wenn das Limit erreicht ist und erst wieder aktiviert, wenn die Software ein neues Limit liefert.

Da bei der Vorauszahlung Beträge gebucht werden, sollte der Tankautomat Betragslimits unterstützen.

Konfiguration über Autopol

Bei Automaten die von Autopoll entsprechend konfiguriert werden (z.B. Heconomy) muss im Tankautomat das Feld Bestandsrechnung aktiviert sein. Dieses finden Sie über Einstellungen>Tankautomaten Terminal>Ihr Tankautomat>Geräte>Stammdaten

Konfiguration über Tankautomat

Bei Automaten die die Konifguration nicht über Autopoll bekommen (z.B. HecStar) muss die Konfiguration passend im Tankautomaten vorgenommen werden. Dabei sind automatenspezifische Details zu beachten. Beim HecStar zum Beispiel, können Periodenlimits nicht für einen einzelnen Ausweis, sondern nur für eine ganze Ausweisgruppe (Ausweisart) festgelegt werden. Daher müssen die Ausweise im HecStar und in Autopoll entsprechend organisiert werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.

Unterstützt der Tankautomat kein Betragslimit, so sendet Autopoll ein Mengenäquivalent, welches sich auf Basis des höchsten Preises, der für den Ausweis zugelassenen Artikel ergibt. (Dieses ist aber sicherlich nur der zweit beste Weg.)

Bedienung

Vorauszahler Ausweis einrichten

Der Ausweis der als Vorauszahler genutzt werden soll, muss die entsprechende Limitart bekommen. Sie öffnen die Limitverwaltung über Daten>Einzelausweise>Ausweis>Parameter

Für Details des Ausweises vgl Dokumentation Einzelausweis.

Verknüpfung mit Fahrzeug/Fahrer und Firma

Buchungen können in Autopoll nur für Firmen über Fahrzeug und Fahrer erfolgen, daher muss der Ausweis mit einem Fahrzeug/Fahrer verknüpft werden.

Zahlung einbuchen

Auf das verknüpfte Fahrzeug kann nun eine Zahlung eingebucht werden. Gehen Sie dazu über Daten>andere Buchungen>Neu. Wählen Sie als Buchungsart Vorauszahlung aus und geben Sie den Preis negativ (mit Minuszeichen) ein.

Daten zum TA übertragen

Die veränderten Ausweise müssen nun an den TA übertragen werden.

Übertragen Sie erst die Tankdaten von allen Tankautomaten zum Autopoll

dann kann mit diesen Daten eine Limitberechnung erfolgen. Übertragen Sie dann in einem zweiten Schritt die richtig limitierten Ausweise an die Tankautomaten

Kontoauszug

Die Berechnung der Limits erfolgt auf Grund der geleisteten Zahlungen und der getätigten Tankungen. Diese kann einen langen Zeitraum umfassen, der sensibel auf jede Änderung der Daten reagiert. Daher ist es sinnvoll jeden Monat oder zumindestens jedes Quartal einen Kontoauszug zu bestimmen. Dabei werden die Buchungen und Tankungen ab dem letzten Kontoauszug addiert und ein neuer Endwert festgeschrieben. Dieser ist dann sicher gegen Manipulation.

Probelauf

Sie können wie bei allen anderen Auswertungen auch die zu betrachtenden Sätze auswählen. Im Probelauf wird ein Kontoauszug erzeugt, aber keine Abschlussbuchung erzeugt.

echter Kontoauszug

Führen Sie den Kontoauszug regelmäßg durch.

Wie bei allen Auswertungen wird erst ein Zischenergebnis angezeigt, welches die Anzahl zu verarbeitener Sätze angibt, sowie Wiederholung und Neu-Berechnunger fester Preise ermöglicht.

Diesen Auszug können Sie dann für Nachfragen des Kunden archivieren oder überreichen.

@@ Zeile 41: / Zeile 41: @@
 Sie öffnen die Limitverwaltung über Daten>Einzelausweise>Ausweis>Parameter
-[[File:EinzelausweisVoraus.png|250px]]
+[[File:EinzelausweisVoraus.png|250px|thumb|none]]
 Für Details des Ausweises vgl Dokumentation [[Einzelausweis]].
@@ Zeile 50: / Zeile 50: @@
 Ausweis mit einem Fahrzeug/Fahrer verknüpft werden.
-[[File:EinzelausweisVoraus.png|250px]]
+[[File:EinzelausweisVoraus.png|250px|thumb|none]]
 ===Zahlung einbuchen ===
@@ Zeile 58: / Zeile 58: @@
 Wählen Sie als Buchungsart Vorauszahlung aus und geben Sie den Preis negativ (mit Minuszeichen) ein.
-[[File:BuchungVoraus.png|250px]]
+[[File:BuchungVoraus.png|250px|thumb|none]]
 ===Daten zum TA übertragen===
@@ Zeile 64: / Zeile 64: @@
 Die veränderten Ausweise müssen nun an den TA übertragen werden.
-[[File:Achtung.svg|30px]] Übertragen Sie erst die Tankdaten von allen Tankautomaten zum Autopoll,
+{{Vorlage:Achtung | Übertragen Sie erst die Tankdaten von allen Tankautomaten zum Autopoll}}
-[[File:DatenabrufTD.png|250px]]
+[[File:DatenabrufTD.png|250px|thumb|none]]
-[[File:Achtung.svg|30px]] '''dann''' kann mit diesen Daten eine Limitberechnung erfolgen. Übertragen Sie dann in einem zweiten Schritt die richtig limitierten Ausweise an die Tankautomaten
+{{Vorlage:Achtung | '''dann''' kann mit diesen Daten eine Limitberechnung erfolgen. Übertragen Sie dann in einem zweiten Schritt die richtig limitierten Ausweise an die Tankautomaten }}
-[[File:DatenabrufTD.png|250px]]
+[[File:DatenabrufTD.png|250px|thumb|none]]
 ===Kontoauszug===
+Die Berechnung der Limits erfolgt auf Grund der geleisteten Zahlungen und der getätigten Tankungen. Diese kann einen langen Zeitraum umfassen, der sensibel auf jede Änderung der Daten reagiert. Daher ist es sinnvoll jeden Monat oder zumindestens jedes Quartal einen Kontoauszug zu bestimmen. Dabei werden die Buchungen und Tankungen ab dem letzten Kontoauszug addiert und ein neuer Endwert festgeschrieben. Dieser ist dann sicher gegen Manipulation.
 ====Probelauf====
+Sie können wie bei allen anderen [[Auswertungen]] auch die zu betrachtenden Sätze auswählen. Im Probelauf wird ein Kontoauszug erzeugt, aber keine Abschlussbuchung erzeugt.
+[[File:VorausKontoProbe.png|250px|thumb|none]]
 ====echter Kontoauszug====
+{{Vorlage:Achtung | Führen Sie den Kontoauszug regelmäßg durch.}}
+Wie bei allen Auswertungen wird erst ein Zischenergebnis angezeigt, welches die Anzahl zu verarbeitener Sätze angibt, sowie Wiederholung und Neu-Berechnunger [[Preiseberechnung|fester Preise]] ermöglicht.
+[[File:VorausKonto.png|250px|thumb|none]][[File:VorausKonto.png|250px|thumb|none]]
+Diesen Auszug können Sie dann für Nachfragen des Kunden archivieren oder überreichen.
+[[File:VorausKontoReport.png|250px|thumb|none]]
 ==weitere Hinweise==