Vorauszahlungen

Einleitung

Mit dem Vorauszahler-Tool können sie Zahlungen des Kunden einbuchen, die dieser dann abtanken kann. Die Buchungen erfolgen auf ein Fahrzeug, welches dem Tankausweis zugeordnet sein muss. Es steht ein Kontoauszug über Zahlungseingänge und Tankungen zur Verfügung.

Voraussetzungen

• ab Autopoll Light Version 3.5, letzter BugFix in Version 4.2.2.417 FR01 (Jan. 2015).
• Autopoll Erweiterung E1403 (VK 390,00€ zzgl. ges. MwSt).
• Tankautomat mit periodischen Limit, idealerweise Betragslimit

Installation/Einrichtung

Einspielen der Autopoll Lizenz

Sie benötigen eine Autopoll-Lizenz welche das Tool Vorauszahler freischaltet.

Artikel anlegen

Um die Vorauszahlungen Buchungen zu können, brauchen sie einen passenden Artikel. Diesen legen Sie über Daten>Artikel>Neu im Artikel-Dialog an.

Tankautomaten vorbereiten

Der Tankautomat muss Perioden- bzw. Abtankungslimits unterstützen. D.h. das von der Software vorgegebene Limit kann abgetankt werden, der Ausweis wird vom Automaten gesperrt, wenn das Limit erreicht ist und erst wieder aktiviert, wenn die Software ein neues Limit liefert.

Da bei der Vorauszahlung Beträge gebucht werden, sollte der Tankautomat Betragslimits unterstützen.

Konfiguration über Autopol

Bei Automaten die von Autopoll entsprechend konfiguriert werden (z.B. Heconomy) muss im Tankautomat das Feld Betragslimit aktiviert sein. Dieses finden Sie über Einstellungen>Tankautomaten Terminal>Ihr Tankautomat>Geräte>Stammdaten

Konfiguration über Tankautomat

Bei Automaten die die Konifguration nicht über Autopoll bekommen (z.B. HecStar) muss die Konfiguration passend im Tankautomaten vorgenommen werden. Dabei sind automatenspezifische Details zu beachten. Beim HecStar zum Beispiel, können Periodenlimits nicht für einen einzelnen Ausweis, sondern nur für eine ganze Ausweisgruppe (Ausweisart) festgelegt werden. Daher müssen die Ausweise im HecStar und in Autopoll entsprechend organisiert werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.

Unterstützt der Tankautomat kein Betragslimit, so sendet Autopoll ein Mengenäquivalent, welches sich auf Basis des höchsten Preises, der für den Ausweis zugelassenen Artikel ergibt. (Dieses ist aber sicherlich nur der zweitbeste Weg).

Bedienung

Vorauszahler Ausweis einrichten

Der Ausweis der als Vorauszahler genutzt werden soll, muss die entsprechende Limitart bekommen. Sie öffnen die Limitverwaltung über Daten>Einzelausweise>Ausweis>Parameter

Für Details des Ausweises vgl Dokumentation Einzelausweis.

Verknüpfung mit Fahrzeug/Fahrer und Firma

Buchungen können in Autopoll nur für Firmen über Fahrzeug und Fahrer erfolgen, daher muss der Ausweis mit einem Fahrzeug/Fahrer verknüpft werden.

Zahlung einbuchen

Auf das verknüpfte Fahrzeug kann nun eine Zahlung eingebucht werden. Gehen Sie dazu über Daten>andere Buchungen>Neu. Wählen Sie als Buchungsart Vorauszahlung aus und geben Sie den Preis negativ (mit Minuszeichen) ein.

Daten zum TA übertragen

Die veränderten Ausweise müssen nun an den TA übertragen werden.

Holen Sie erst die Tankdaten von allen Tankautomaten zum Autopoll,dann kann mit diesen Daten eine Limitberechnung erfolgen. Übertragen Sie dann in einem zweiten Schritt die richtig limitierten Ausweise an die Tankautomaten

• 
• 

Kontoauszug

Die Berechnung der Limits erfolgt auf Grund der geleisteten Zahlungen und der getätigten Tankungen. Diese kann einen langen Zeitraum umfassen, der sensibel auf jede Änderung reagiert. Daher ist es sinnvoll jeden Monat einen Kontoauszug zu erzeugen. Dabei werden die Buchungen und Tankungen ab dem letzten Kontoauszug addiert und ein neuer Endwert festgeschrieben. Dieser ist dann sicherer gegen Manipulation oder Fehleingaben.

Probelauf

Sie können wie bei allen anderen Auswertungen auch die zu betrachtenden Sätze auswählen. Im Probelauf wird ein Kontoauszug erzeugt, aber keine Abschlussbuchung erzeugt.

echter Kontoauszug

Führen Sie den Kontoauszug regelmäßg durch.

Wie bei allen Auswertungen wird erst ein Zwischenergebnis angezeigt, welches die Anzahl zu verarbeitener Sätze angibt, sowie Wiederholung und Neu-Berechnung fester Preise ermöglicht.

• 
• 

Diesen Auszug können Sie dann für Nachfragen des Kunden archivieren oder an den Kunden überreichen.

Ausweis erneut verwenden

Wenn ein Vorauszahlerausweis zurückgegeben oder eingezogen wurde und erneut verwendet werden soll, muss sichergestellt sein, dass seine "alten" Buchungen nicht in die aktuelle Berechnung einfliessen. Da das Fahrzeug quasi als "Konto" verwendet wird über das die Buchungen verwaltet werden, besteht die Lösung darin, ein neues Fahrzeug mit dem Ausweis zu verknüpfen. Damit bleiben die bisherigen Buchungen erhalten und nachvollziehbar. Die neuen Buchungen erfolgen auf einem leeren Konto ohne Vorgeschichte.

weitere Hinweise

• Für Betragslimits benötigt der TA 2331 R3 mind. den EPROM Stand 11.
• Tankungen führen nur zu einer Reduzierung des Limits, wenn Sie dem Fahrzeug, welches dem Ausweis zugeordnet ist, zugeordnet werden.
• Bitte beachten Sie für den Hecstar die erweiterte Beschreibung.