Rundschreiben

in Arbeit IN ARBEIT vo:

Einleitung

Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf SEPA unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die Firmen verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.

Voraussetzungen

• das Rundschreiben-Tool steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
• Autopoll wird in der PLUS Variante benötigt.
• Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura wird benötigt
• Rundschreiben per Email steht erst ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung

Rundschreiben verwalten

Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben verwalten wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.

Layout aufrufen

• Unter Layout, werden alle angelegten Layouts angezeigt.
• Mit einem doppel Klick auf das Layout Rundschreiben öffnet sich das Fenster Report Layout (rechtes Bild).
• Um das Layout zu bearbeiten wird auf Bearbeiten geklickt.
• Die Erklärung der einzelnen Symbole, in der Menüleiste , wird unter AllgemeineBedienung erklärt.

Layout bearbeiten aufrufen

rote Pfeile	= Platzhalter, zwischen den roten Pfeilen werden die Infos aus der Firma und aus dem Mandant eingetragen.
Anrede und Text	= Hier wird der gewünschte Text eiggetragen.
speichern	= Wichtig ist, dass beim herausgehen aus dem Layout, erst auf das geklickt wird. Erst dann werden die Änderungen in dem Layout übernommen.

• Es gibt einmal einen Vordruck für Privatkunden Basis und für Firmenkunden B2B.
• In den Vordrucken sind alle relevanten Kundendaten vorhanden. Es sollte nochmal über die Kundendaten geschaut werden, um alle Einträge zu kontrollieren.

Rundschreiben E-Mail Einstellungen aufrufen

• Um eine E-Mail versenden zu können, müssen vorher Einstellungen vorgenommen werden. Aus dem Autopoll heraus können keine PDFs direkt verschickt werden.
• Die erzeugte PDF wird als Anhang an eine E-Mail verschickt. Hierfür muss im Vorfeld eine E-Mail eingestellt werden.
• Unter Einstellungen - E-Mail Texte wird das linke obere Fenster aufgerufen.

weiße Blatt	= Um eine neue E-Mail zu generieren.
Art / Grund	= verschiedene Auswahlmöglichkeiten, z. Bsp. Rundschreiben
aktiv	= Haken setzen um die E-Mail zu aktivieren.
Betreff	= Ursache der E-Mail.
Absender	= wird die E-Mail eingetragen, auf die der Kunde antworten soll/kann.
Feld Empfänger	= wird nichts eingetragen , da die hinterlegte E-Mail Adresse aus der Firma genommen wird.
Kopie und Blind Kopie	= hier können festgelegte E-Mail Adressen hinterlegt werden.
Reiter E-Mail Texte	= Hier muss ein Text hinterlegt werden, da sonst die E-Mail nicht versendet wird.

Rundschreiben per Mail versenden

• Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - den richtigen Kunden auswählen - und unter dem Reiter Rundschreiben, der Haken bei aktiv gesetzt werden.

gedruckt	= Wann das Rundschreiben gedruckt wurde.
Brief/Layout	= Welches Layout benutz wurde.
zugeordnet	= Wann zugeordnet wurde.
E-Mail	= Ob und wann eine E-Mail versendet wurde.

• Um ein Rundschreiben zu drucken oder per E-Mail zu versenden, wird unter Auswetungen Rundschreiben drucken aufgerufen.

alle Firmen	= Auflistung der Firmen, bei denen der aktiv Haken in der Firma - Rundschrieben gesetzt wurde
Rundbrief	= Auswahl der engestellten Rundbriefe.
	= Alle Firmen auswählen die in dem Kästchen dargestellt werden.
	= Greift auf die Auswahl unterhalb des Kästchens.
	= Es werden alle Haken wieder entfernt.
	= Sortiermöglichkeiten der Firmen.
ohne Rechnung	= Auswahl der Firmen mit denen keine Rechnungen geschrieben werden.
Rng. und Lastschrift	= Auswahl der Firmen, mit denen der Lastschrifteinzug genutzt wird.
Rng. ohne Lastschrift	= Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.
mit Rng.	= Auswahl der Firmen mit denen Rechnungen geschrieben werden.
mit und ohne Lastschrift alle Firmen	= Es werden alle Firmen mit einbezogen.
	= Mit diesem Pfeil wird die Auswahl in das rechte Kästchen Empfänger des Briefes verschoben.
Probelauf	= Überprüfung des eingestellten Layouts. Ist alles korrekt, kann mit dem Symbol ausgedruckt werden. Um die Maske zu verlassen, bitte auf das klicken.
E-Mail Versand	= Wird der Haken beim Probelauf entfernt, kann der Haken bei E-Mail Versand gesetzt werden. Es öffnet sich das gleiche Fenster wie im Probelauf. Mit dem schließen des Fensters, über das Symbol , werden die E-Mails mit den Rundschreiben versendet.

Fazit

• Kontrolle des aktiv Hakens in der Firma.
• Kontrolle des Layoutes unter Rundschreiben verwalten.
• Soll das Rundschreiben gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
• Wenn es als E-Mail versendet werden soll, wird eine Erweiterung Modul P1: erweiterte Faktura benötigt.
• Dann müssen E-Mail Einstellungen vorgenommen werden.
• Und zu letzt werden die Rundschreiben unter Rundschreiben drucken gemailt oder ausgedruckt.