Rundschreiben

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Einleitung

• Zur Zeit der SEPA Umstellung war es notwendig, die große Zahl der Kunden einfach und unkompliziert, benachritigen zu können. Diese Funktion kann genutzt werden, um andere wichtige Informationen an die Kunden zu vermitteln. Der Kreativität ist keine Grenzen gesetzt. Das Rundschreiben kann einmal als Brief ausgedruckt oder als PDF Anhang per E-Mail versendtet werden. Um das Rundschreiben per E-Mail versenden zu können, benötigt man die Erweiterung [Modul P1:erweiterte Faktura].

Rundschreiben verwalten

• Unter Auswertung - Rundschreiben verwalten werden die Einstellungen des Layouts vorgenommen.

• Mit einem doppel Klick auf das Layout Rundschreiben öffnet sich das Fenster Report Layout (rechtes Bild).

• Mit einem doppel Klick auf Bearbeiten öffnet sich das Fenster des Layouts.

• Die Bezeichnungen die zwischen den roten Pfeilen stehen, sind Kundendaten die sich das System aus den eingetragen Informationen in der Firma des jeweiligen Kunden zieht und die Informationen, der eigenen Firma, aus der Lizenez. Diese sollten nicht verändert werden.

• Die Überschrift wird aus der Bezeichnung übernommmen.

• Die Anrede und der Text kann frei gewählt und eingetragen werden. Wichtig ist das mit dem OK in der linken unteren Ecke bestätigt wird und dann mit dem grünen Haken. Erst dann ist die Änderung in dem Layout gespeichert.

• Wird bereits ein Rechnungslayout verwendet, könnte dieses Layout hier eingefügt werden. Hierfür bitte mit der autopoll Hotline in Verbindung setzen.

Rundschreiben E-Mail Einstellungen

• Um eine E-Mail versenden zu können, müssen vorher Einstellungen vorgenommen werden. Aus dem Autopoll heraus können keine PDFs direkt verschickt werden.

• Die erzeugte PDF wird als Anhang an eine E-Mail verschickt. Hierfür muss im Vorfeld eine E-Mail eingestellt werden.

• Unter Einstellungen - E-Mail Texte wird das linke obere Fenster aufgerufen.

• Hier wird auf das weiße Blatt geklickt, um einen neuen E-Mail zu generieren.

• Als nächstes wird im Auswahlfeld Art/Grund ausgewählt. In diesem Fall wird Rundschreiben per E-Mail ausgewählt.

• Danach wird der Haken bei aktiv gesetzt.

• Im Betreff wird eine Überschrift für die E-Mail getroffen.

• Im Absender wird die E-Mail ausgewählt auf die der Kunde antworten soll/kann.

• Das Feld Empfänger, Kopie und Blind Kopie werden in diesem Fall nicht ausgewählt, weil die E-Mail Adressen bereits in den Firmen hinterlegt sind.

• Wichtig ist es, im Reiter E-Mail Texte, einen Text zu hinterlegen. Wenn dort kein Text hinterlegt ist, wird auch keine E-Mail versendet.

Rundschreiben per Mail versenden

• Damit Rundschreiben Kunden zugeordnet werden können, muss unter Daten - Firmen - den richtigen Kunden auswählen - und unter dem Reiter Rundschreiben, den Haken bei aktiv setzen.

• Unter Auswertung - Rundschreiben drucken kommt man zu dem Fenster Rundschreiben drucken.

• Wurde der Haken auf aktiv gesetzt, erscheint die ausgewählte Firma in der Auswahl alle Firmen.

• Als erstes stellt man ein welchen Rundbrief man verschicken möchte.

• Unter allen Firmen werden die Firmen angezeigt, die unter Daten - Firmen - ausgewählte Firma - Reiter Rundschreiben, der Haken auf aktiv gesetzt wurde.

• Unterhalb des Kästchens gibt es den Button , hier werden alle Firmen in dem Kästchen ausgewählt. Wenn der Button gewählt wird, werden alle Haken bei den Firmen die in dem Kästchen vorkommen wieder entfernt. Der Button nimmt die Auswahl die unterhalb der zwei großen Kästchen getroffen wurde.

Das Feld ohne Rng bezieht die Firmen (in dem Kästchen) ein, mit denen keine Rechnungen geschrieben werden; das Feld Rng. und Lastschrift bezieht die Firmen ein (in dem Kästchen), die Rechnungen mit Lastschriftseizug nutzen; das Feld Rng. ohne Lastschrift bezieht die Firmen ein (in dem Kästchen), die Rechnungen ohne Lastschrift nutzen und das Feld mit Rng. bezieht alle die Firmen mit ein (in dem Kästchen), mit denen Rechnungen geschrieben werden, mit und ohne Lastschrift.

• Die Auswahl, die getroffen wurde, wird mit dem Pfeil in der Mitte, in das rechte Kästchen verschoben, die die Empfänger des Rundschreibens werden.

• Standardmässig ist der Haken beim Probelauf gesetzt. Wird auf den Button starten gedrückt, erscheinen alle Rundbriefe mit den ausgewählten Firmen aus dem rechten Kästchen. Hier besteht die Möglichkeit sich erst alles noch einmal anzuschauen und zu überprüfen. Stimmt alles, wird auf das Druckersymbole geklickt und die Rundbriefe werden ausgedruckt.

• Wird der Haken beim Probelauf entfernt und setzt diesen dann beim E-Mail Versand, öffnet sich das Fenster wie im Probelauf. Wenn das Fenster geschlossen wird (mit dem roten), wird die E-Mail versendet.