RechnungEMail

Einleitung

Mit dem Tool Rechnungen per E-Mail können mit Autopoll erstellte Rechnungen direkt per E-Mail an den Rechnungsempfänger (Kunden) gesendet werden.

Voraussetzungen

ab Autopoll Light Version 4 (letzter Update 4.2.2.417 FR03, Februar 2015)
Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura
ein korrekt eingerichteter und in Autopoll hinterlegter Mailausgangsserver.
Rechnungsformulare die komplett von Autopoll gedruckt werden Rechnungslayout. D.h. mit integrierten Kopf-, Fusstexten und Logos. Die Erstellung des Rechnungslayoutes kann über D1004 Gestaltung Rechnungslayout beauftragt werden.

Einstellungen

Autopoll Lizenz

Es wird eine Autopoll-Lizenz, welche die Rechnungsversand-Funktionen freischaltet, benötigt.

E-Mail Texte

Zuerst ist unter Einstellungen-EMail-Texte eine EMail festzulegen, die als Begleittext an die Firma zusammen mit der Rechnung gesandt wird.

Art/Grund: Hier wird festgelegt, dass die E-Mail im Falle des Rechnungversandes versandt wird.

aktiv: aktiviert die E-Mail, es kann diese also auch nur vorbereitet bzw. vorübergehend abgeschaltet werden.

Betreff: Betreffzeile der Mail (Subject)

Absender: Absender, also E-Mail Adresse an die die Antwort gehen soll

Empfänger: In diesem Fall ist die E-Mail Adresse der Firma der Empfänger

Empfänger (to): Bleibt im Falle des Rechnungsversandes leer

Kopie (cc): ggf eine Kopie an einen Mitarbeiter/Kollegen o.a.

BCC (bcc): die Möglichkeit einer Blindkopie

Im E-Mail-Text können dann u.a. die aufgeführten Platzhalter verwendet werden.

Ein zweiter EMail-Text wird für einen möglichen Versand von Stornos benötigt. Auch bei diesem EMail Text muss der Emailtext gefüllt sein.

Rechnungsprofil

Es wird ein eigenes Rechnungprofil analog zu den Bestehenden benötigt. So können Kunden mit und ohne Rechnungsversand parallel verwendet werden. In dem neuen Rechnungsprofil kann dann der E-Mail-Versand vereinbart werden. Es muss im Feld "Layout" das vorbereitete Rechnungslayout mit den Kopf- und Fusstexten und Logos eingestellt werden. Auf eine kurze und eindeutige Rechungsprofil-Bezeichnung sollte geachtet werden, da in den Firmen das Rechnungsprofil nach der Bezeichnung ausgewählt wird.

Firma

Unter Daten-Firmen-Firma müssem bei den einzelnen Kunden nun eine E-Mail Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll, eingetragen werden. Desweiteren muss das passende Rechnungsprofil "mit E-Mail" der Firma zugeordet werden.

Verwendung

Wenn alle Einstellungen richtig gemacht worden sind, erfolgt nach dem Schließen des Rechnungs-Druckmanager im Echtlauf (Details unter Fakturierung) der Versand der entsprechenden E-Mails mit der Rechnung als Anhang. Für jede EMail sollte kurz ein kleines Fenster auftauchen. Der EMailversdand kann unter Aktionen-E-Mail Protokoll kontrolliert werden.

Hinweise

Bei einigen Providern gibt es Probleme, wenn zu viele E-Mails mit Anhang zu schnell versandt werden. Es wird dann SPAM vermutet. Bei der österreichischen Telekom gibt es die Probleme beim Privat-Account, mit einem Buisness-Account funktioniert es dann. Mit den folgenden Parametern können Pausen eingefügt werden, bzw. nach <n> E-Mails ein Re-Connect zum Mail-Server veranlasst werden:

  autopoll.faktura.sendmail.pause.afterattach.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.aftersend.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.reconnect.count (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.reconnect.msec (Default 0)