RechnungEMail: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 11. Januar 2016, 21:42 Uhr
Einleitung
Mit dem Tool Rechnungen per E-Mail können sie Ihre mit Autopoll erstellten Rechnungen direkt Ihrem Kunden (Firma) per E-Mail zustellen.
Voraussetzungen
- ab Autopoll Light Version 4 (letzter Update 4.2.2.417 FR03, Februar 2015)
- Autopoll Erweiterung E1402 (VK 390,00€ zzgl. ges. MwSt).
- ein korrekt eingerichteter und in Autopoll hinterlegter Mailausgangsserver.
- Rechnungsformulare die komplett von Autopoll gedruckt werden Rechnungslayout
Installation/Einrichtung
Einspielen der Autopoll Lizenz
Sie benötigen eine Autopoll-Lizenz welche die Rechnungsversand-Funktionen freischaltet.
Einrichtung
E-Mail Text
- FakturaEmail.png
- FakturaEmailText.png
Zuerst ist unter Einstellungen EMail-Texte eine EMail festzulegen, die ale Begleittext an die Firma zusammen mit der Rechnung gesandt wird.
| ART/GRUND | Hier legen Sie fest, das die E-Mail im Falle des Rechnungversandes versandt wird. |
| AKTIV | aktiviert die E-Mail, sie können es also auch nur vorbereiten oder vorübergehend abschalten. |
| BETREFF | Betreffzeile der Mail (Subject) |
| ABSENDER | Absender, also Ihre E-Mail Adresse an die die Antwort gehen soll |
| EMPFÄNGER | In diesem Fall ist die E-Mail Adresse der Firma der Empfänger |
| EMPFÄNGER (to) | Bleibt im Falle des Rechnungsversandes leer |
| KOPIE (cc) | ggf eine Kopie an Sie oder einen Ihrer Mitarbeiter/Kollegen |
| BCC (bcc) | die Möglichkeit einer Blindkopie |
Im E-Mail-Text können Sie dann u.a. die aufgeführten Platzhalter verwenden.
Rechnungsprofil
- RngprofilEmail.png
Legen Sie nun Rechnungprofile analog zu Ihren bestehenden an, in den neuen Rechnungsprofilen kann dann der E-Mail-Versand vereinbart werden. So können Sie Kunden mit und ohne Rechnungsversand parallel betreiben.
Firma
Unter Daten | Firmen | Firma können Sie bei Ihren einzelnen Kunden eine E-Mail Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll einstragen. Desweiteren muss das passende Rechnungsprofil "mit E-Mail" der Firma zugeordet werden.
Verwendung
Wenn Sie richtigen Einstellungen gemacht haben, erfolgt nach dem Schließen des Rechnungs-Druckmanager der Versand der entsprechenden E.Mails mit der Rechnung als Attachment.
Hinweise
Bei einigen Providern gibt es Probleme, wenn zuviele E-Mails mit Attachment zu schnell versand werden. Man fällt dann unter SPAM-Verdacht. Bei der österreichischen Telekom gibt es die Probleme mit dem Privat-Account, mit einem Buisness Account geht es. Mit den folgenden Parametern kann man Pausen einfügen, bzw. nach n-Mails einen Re-Connect zum Mailserver veranlassen:
autopoll.faktura.sendmail.pause.afterattach.msec (Default 0) autopoll.faktura.sendmail.pause.aftersend.msec (Default 0) autopoll.faktura.sendmail.reconnect.count (Default 0) autopoll.faktura.sendmail.pause.reconnect.msec (Default 0)