RechnungEMail

Einleitung

Mit dem Tool Rechnungen per E-Mail können sie Ihre mit Autopoll erstellten Rechnungen direkt Ihrem Kunden (Firma) per E-Mail zustellen.

Voraussetzungen

ab Autopoll Light Version 4 (letzter Update 4.2.2.417 FR03, Februar 2015)
Autopoll Erweiterung E1402 (VK 390,00€ zzgl. ges. MwSt).
ein korrekt eingerichteter und in Autopoll hinterlegter Mailausgangsserver.
Rechnungsformulare die komplett von Autopoll gedruckt werden Rechnungslayout

Installation/Einrichtung

Einspielen der Autopoll Lizenz

Sie benötigen eine Autopoll-Lizenz welche die Rechnungsversand-Funktionen freischaltet.

Einrichtung

E-Mail Text

Zuerst ist unter Einstellungen EMail-Texte eine EMail festzulegen, die als Begleittext an die Firma zusammen mit der Rechnung gesandt wird. Ein zweiter EMail-Text wird für einen möglichen Versand von Stornos benötigt.

ART/GRUND	Hier legen Sie fest, das die E-Mail im Falle des Rechnungversandes versandt wird.
AKTIV	aktiviert die E-Mail, sie können es also auch nur vorbereiten oder vorübergehend abschalten.
BETREFF	Betreffzeile der Mail (Subject)
ABSENDER	Absender, also Ihre E-Mail Adresse an die die Antwort gehen soll
EMPFÄNGER	In diesem Fall ist die E-Mail Adresse der Firma der Empfänger
EMPFÄNGER (to)	Bleibt im Falle des Rechnungsversandes leer
KOPIE (cc)	ggf eine Kopie an Sie oder einen Ihrer Mitarbeiter/Kollegen
BCC (bcc)	die Möglichkeit einer Blindkopie

Im E-Mail-Text können Sie dann u.a. die aufgeführten Platzhalter verwenden.

Rechnungsprofil

Legen Sie nun Rechnungprofile analog zu Ihren bestehenden an, in den neuen Rechnungsprofilen kann dann der E-Mail-Versand vereinbart werden. So können Sie Kunden mit und ohne Rechnungsversand parallel betreiben.

Firma

Unter Daten | Firmen | Firma können Sie bei Ihren einzelnen Kunden eine E-Mail Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll eintragen. Desweiteren muss das passende Rechnungsprofil "mit E-Mail" der Firma zugeordet werden.

Verwendung

Wenn Sie richtigen Einstellungen gemacht haben, erfolgt nach dem Schließen des Rechnungs-Druckmanager der Versand der entsprechenden E.Mails mit der Rechnung als Attachment.

Hinweise

Bei einigen Providern gibt es Probleme, wenn zuviele E-Mails mit Attachment zu schnell versand werden. Man fällt dann unter SPAM-Verdacht. Bei der österreichischen Telekom gibt es die Probleme mit dem Privat-Account, mit einem Buisness Account geht es. Mit den folgenden Parametern kann man Pausen einfügen, bzw. nach n-Mails einen Re-Connect zum Mailserver veranlassen:

  autopoll.faktura.sendmail.pause.afterattach.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.aftersend.msec (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.reconnect.count (Default 0)
  autopoll.faktura.sendmail.pause.reconnect.msec (Default 0)