Rundschreiben: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 24. April 2017, 16:08 Uhr

Einleitung

Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf SEPA unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die eigenen Kunden verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.

Voraussetzungen

das Rundschreiben-Tool steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
Autopoll wird in der PLUS Variante benötigt.
Autopoll Erweiterung E1441 Modul P1: erweiterte Faktura wird benötigt
Rundschreiben per Email steht ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung (auch für Autopoll LIGHT)

Rundschreiben verwalten

I. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.

II. Layout Verwaltung

Die Erklärung der einzelnen Symbole, in der Menüleiste , wird unter AllgemeineBedienung erklärt.

III. Layout öffnen/anlegen

Über den "bearbeiten"-Button wird die eigentliche Layout-Bearbeitung geöffnet.

IV. Layout bearbeiten

Die erste Bearbeitung eines Layout sollte mit der Autopoll-Hotline zusammen durchgeführt werden. Details unter LayoutBerichte

V. vorhandene Layouts

allgemeines Rundschreiben

SEPA Basis

SEPA Firmen B2B

Rundschreiben drucken

I. Vorbereitung

Rundschreiben aktivieren

Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - der betreffende Kunde ausgewählt und im Register Rundschreiben, der Haken bei aktiv gesetzt werden.

In der Liste wird angezeigt:

gedruckt = wann das Rundschreiben gedruckt wurde.

Brief/Layout = welches Layout verwendet wurde.

zugeordnet = wann zugeordnet wurde.

E-Mail = ob und wann das Rundschreiben per E-Mail versendet wurde.

Report = das PDF mit Speicherpfad, welches erstellt wurde.

II. Aufruf

Unter Auswertungen - Rundschreiben drucken wird die Erstellung und Verteilung der Rundschreiben geöffnet.

III. Rundschreiben drucken/speichern

Rundschreiben auswählen und zuweisen

Rundbrief = Auswahl des vorher eingestellten Layouts

Linkes Fenster Alle Firmen = Liste aller Firmen, bei denen Rundschreiben aktiviert wurde.

Mit Hilfe der Buttons "Alle" und "Keine" oder durch manuelles Anhaken können Firmen ausgewählt bzw. die Auswahl entfernt werden.

Wird der Button "Auswahl" angeklickt, werden die Firmen automatisch angehakt, die der im Fenster "Auswahl" eingestellten Bedingung unterliegen:

ohne Rechnung = Auswahl aller Firmen, für die keine Rechnungen erstellt werden.

mit Rng. = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden.

Rng. und Lastschrift = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden und bei denen das Lastschriftverfahren zum Einsatz kommt.

Rng. ohne Lastschrift = Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.

= Verschieben aller im linken Fenster angehakten Firmen in das rechte Fenster Empfänger des Briefes (Zuordnung der Firmen)

= Verschieben aller im rechten Fenster angehakten Firmen zurück in das linke Fenster Alle Firmen (Zuordnung der Firmen entfernen)

Probelauf: Sind Firmen als Empfänger zugeordnet und der Probelauf angehakt öffnet der Button "Starten" die Druckverwaltung. Jetzt können die Rundschreiben kontrolliert werden. Ein Beenden des Druckverwaltung im Probelauf erzeugt keine Rundschreiben.

Wurden alle Einstellungen getätigt und das ganze Prozedere im Probelauf kontrolliert, muss der "Probelauf" Haken entfernt werden.

Der Button "Starten" öffnet wieder die Druckverwaltung. Nur wird beim Beenden des Druckmanagers die Rundschreiben erstellt und können gespeichert und ausgedruckt werden.

Rundschreiben drucken/speichern

IV. Rundschreiben per Mail versenden

Mit der Autopoll Erweiterung E1441 können Rundschrieben auch per EMail versendet werden.

Vorbereitungen

Mailserverzugang

Der Zugang zu einem Mailserver ist unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen zu konfigurieren. Details unter SmtpAusgang

EMailtexte

Unter Einstellungen EMail-Texte ist ein EMailtext zu konfigurieren. Details unter EMailtexte

EMail in Firma

In den Firmen, die ein Rundschrieben per EMail erhalten sollen, ist eine aktive und erreichbare EMailadresse einzutragen. Details unter Firmen

Rundschreiben per EMail versenden

Die grundsätzliche Auswahl erfolgt genau wie beim Rundschreiben drucken.

Nach dem Abhaken des Probelaufes wird die Auswahl "E-Mail Versand" aktiv.

Nach dem Aktivieren der Auswahl "E-Mail Versand" und dem Drücken von "Starten" wird das PDF erstellt und die Druckverwaltung öffnet sich.

Wird die Druckverwaltung geschlossen werden die E-Mails versandt.

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-{{Vorlage:InArbeitVO|}}
+<!--{{Vorlage:Erledigt|24.04.2017}}{{Vorlage:FreigabeRN|24.04.2017}}--><!--{{Vorlage:FreigabeTG|05.04.2017}}-->
 {{Vorlage:TOCright}}
 == Einleitung ==
-Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf [[SEPA]] unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die Firmen verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.
+Das Rundschreiben-Tool war ursprünglich dafür konzipiert worden, bei der Umstellung des Lastschriftverfahrens auf [[SEPA]] unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Mandatsbestätigungen auf Basis der in Autopoll enthaltenen Firmendaten zu erstellen. Mittlerweile werden auch normale Mitteilungen und Schreiben damit erstellt und an die eigenen Kunden verteilt. Das Versenden per Email aus Autopoll heraus ist eine kostenpflichtige Erweiterung.
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 * Autopoll wird in der '''PLUS''' Variante benötigt.
 * Autopoll Erweiterung '''E1441 Modul P1: erweiterte Faktura''' wird benötigt
-* Rundschreiben per Email steht erst ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung
+* Rundschreiben per Email steht ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung (auch für Autopoll LIGHT)
+<!-- * Rundschreiben per Email steht erst ab Autopoll Version 4.3.0.427 FR06 zur Verfügung -->
 ==Rundschreiben verwalten==
-===Aufruf===
+===I. Aufruf===
 Unter Auswertungen - Rundschreiben wird die Verwaltung der Rundschreiben geöffnet.
 [[Datei:Rundschreibenverwalten.png|150px|top|left]]
 {{clr}}
-===Layout Verwaltung===
+===II. Layout Verwaltung===
 [[Datei:Rundschreibenverwalten1.png|350px|top|left]]
 {{clr}}
 Die '''Erklärung''' der '''einzelnen Symbole''', in der Menüleiste [[Datei:RundschreibenUebersicht.png]], wird unter [[AllgemeineBedienung]] erklärt.
-====Layout öffnen/anlegen====
+===III. Layout öffnen/anlegen===
 [[Datei:Rundschreibenlayout.png|350px|top|left]]
 Über den "bearbeiten"-Button wird die eigentliche Layout-Bearbeitung geöffnet.
 {{clr}}
+===IV. Layout bearbeiten===
+Die erste Bearbeitung eines Layout sollte mit der Autopoll-Hotline zusammen durchgeführt werden. Details unter [[LayoutBerichte]]
-====Layout bearbeiten====
+===V. vorhandene Layouts===
-{|
-| [[Datei:RotePfeilelinks.png]] '''rote Pfeile''' [[Datei:RotePfeilerechts.png]]
-| '''=''' '''Platzhalter''', zwischen den roten Pfeilen werden die '''Infos''' '''aus der Firma''' [[Datei:FirmenIcon.png]] und aus dem '''Mandant''' eingetragen.
-|-
-| '''Anrede und Text'''
-| '''=''' Hier wird der gewünschte Text eiggetragen.
-|-
-| '''speichern'''
-| '''=''' Wichtig ist, dass beim herausgehen aus dem Layout, erst auf das [[Datei:RundschreibenOK.png]] geklickt wird. '''Erst dann''' werden die '''Änderungen''' in dem Layout '''übernommen'''.
-|-
-|}
-=====Vorlage Rundschreiben=====
+====allgemeines Rundschreiben====
-[[Datei:RundschreibenLayout1.png|350px|top|left]]
+[[Datei:RundschreibenLayout1.png|420px|top|left]]
 {{clr}}
-=====Vorlage SEPA Basis (Privatkunden)=====
+====SEPA Basis====
-[[Datei:SEPABasis.png|350px|top|left]]
+[[Datei:SEPABasis.png|420px|top|left]]
 {{clr}}
-=====Vorlage SEPA Firmen (Firmenkunden B2B=====
+====SEPA Firmen B2B====
-[[Datei:SEPAB2B.png|350px|top|left]]
+[[Datei:SEPAB2B.png|420px|top|left]]
 {{clr}}
 ==Rundschreiben drucken==
-===Vorbereitung===
+===I. Vorbereitung===
 ====Rundschreiben aktivieren====
 Um eine Firma für das Rundschreiben zu aktivieren, muss unter Firmen - der betreffende Kunde ausgewählt und im Register '''Rundschreiben''', der Haken bei '''aktiv''' gesetzt werden.
@@ Zeile 73: / Zeile 66: @@
 '''Report''' = das PDF mit Speicherpfad, welches erstellt wurde.
 {{clr}}
+===II. Aufruf===
-===Aufruf===
 Unter Auswertungen - Rundschreiben drucken wird die Erstellung und Verteilung der Rundschreiben geöffnet.
 [[Datei:Rundschreibenversenden.png|150px|top|left]]
 {{clr}}
+===III. Rundschreiben drucken/speichern===
+====Rundschreiben auswählen und zuweisen====
+[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|420px|top|left ]]
-===Rundschreiben drucken/speichern===
-====Rundschreiben auswählen und zuweisen====
-[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|350px|top|left ]][[Datei:Rundschreibendrucke2_0.PNG|350px|top|left]]
+'''Rundbrief''' = Auswahl des vorher eingestellten Layouts
-{|
-| '''alle Firmen'''
-| '''=''' Auflistung der Firmen, bei denen der '''aktiv Haken''' in der Firma - Rundschrieben '''gesetzt''' wurde
-|-
+Linkes Fenster '''Alle Firmen''' = Liste aller Firmen, bei denen Rundschreiben aktiviert wurde.
-| '''Rundbrief'''
-| '''=''' Auswahl der engestellten Rundbriefe.
+Mit Hilfe der Buttons "Alle" und "Keine" oder durch manuelles Anhaken können Firmen ausgewählt bzw. die Auswahl entfernt werden.
-|-
-| [[Datei:alle.png]]
+Wird der Button "Auswahl" angeklickt, werden die Firmen automatisch angehakt, die der im Fenster "Auswahl" eingestellten Bedingung unterliegen:
-| '''=''' Alle Firmen auswählen die in dem Kästchen dargestellt werden.
-|-
+'''ohne Rechnung''' = Auswahl aller Firmen, für die keine Rechnungen erstellt werden.
-| [[Datei:Auswahl.png]]
-| '''=''' Greift auf die Auswahl unterhalb des Kästchens.
+'''mit Rng.''' = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden.
-|-
-|  [[Datei:keine.png]]
+'''Rng. und Lastschrift''' = Auswahl aller Firmen, für die Rechnungen erstellt werden und bei denen das Lastschriftverfahren zum Einsatz kommt.
-| '''=''' Es werden alle Haken wieder entfernt.
-|-
+'''Rng. ohne Lastschrift''' = Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.
-| [[Datei:RundschAuswahl.png]]
-| '''=''' Sortiermöglichkeiten der Firmen.
-|-
+[[Datei:RundschreibenPfeilnachrechts.png]] = Verschieben aller im linken Fenster angehakten Firmen in das rechte Fenster '''Empfänger des Briefes''' (Zuordnung der Firmen)
-| '''ohne Rechnung'''
-| '''=''' Auswahl der Firmen mit denen keine Rechnungen geschrieben werden.
+[[Datei:RundschreibenPfeilnachlinks.PNG]] = Verschieben aller im rechten Fenster angehakten Firmen zurück in das linke Fenster '''Alle Firmen''' (Zuordnung der Firmen entfernen)
-|-
-| '''Rng. und Lastschrift'''
-| '''=''' Auswahl der Firmen, mit denen der Lastschrifteinzug genutzt wird.
-|-
-| '''Rng. ohne Lastschrift'''
-| '''=''' Auswahl der Firmen die Rechnungen ohne Lastschrifteinzug nutzen.
-|-
-| '''mit Rng.'''
-| '''=''' Auswahl der Firmen mit denen Rechnungen geschrieben werden.
-|-
-| '''mit und ohne Lastschrift''' '''alle Firmen'''
-| '''=''' Es werden alle Firmen mit einbezogen.
-|-
-| [[Datei:RundschreibenPfeilnachrechts.png]]
-| '''=''' Mit diesem Pfeil wird '''die Auswahl''' in das rechte Kästchen '''Empfänger des Briefes''' verschoben.
-|-
-| '''Probelauf'''
-| '''=''' Überprüfung des eingestellten Layouts. Ist alles korrekt, kann mit dem Symbol ausgedruckt werden. Um die Maske zu verlassen, bitte auf das [[Datei:RotesX.png]] klicken.
-|-
-|}
 {{clr}}
-====Rundschreiben drucken/speichern====
+'''Probelauf''': Sind Firmen als Empfänger zugeordnet und der Probelauf angehakt öffnet der Button "Starten" die Druckverwaltung. Jetzt können die Rundschreiben kontrolliert werden. Ein Beenden des Druckverwaltung im Probelauf erzeugt keine Rundschreiben.
+[[Datei:Rundschreibendrucke2_0.PNG|420px|top|left]]
+Wurden alle Einstellungen getätigt und das ganze Prozedere im Probelauf kontrolliert, muss der "Probelauf" Haken entfernt werden.
-===Rundschreiben per Mail versenden===
+Der Button "Starten" öffnet wieder die Druckverwaltung. Nur wird beim Beenden des Druckmanagers die Rundschreiben erstellt und können gespeichert und ausgedruckt werden.
+{{clr}}
-'''E-Mail Versand'''
+====Rundschreiben drucken/speichern====
-'''=''' Wird der '''Haken''' beim Probelauf '''entfernt''', kann der '''Haken''' bei '''E-Mail Versand''' gesetzt werden. Es öffnet sich das '''gleiche''' Fenster wie im Probelauf. Mit dem '''schließen''' des Fensters, über das '''Symbol''' [[Datei:RotesX.png]], werden die '''E-Mails''' mit den '''Rundschreiben versendet'''.
+===IV. Rundschreiben per Mail versenden===
+Mit der Autopoll Erweiterung E1441 können Rundschrieben auch per EMail versendet werden.
 ====Vorbereitungen====
@@ Zeile 145: / Zeile 125: @@
 [[Datei:EMailRundschreiben1.png|350px|top|]][[Datei:EMailRundschreiben2.png|350px|top|]][[Datei:EMailRundschreiben3.png|350px|top|]]
 {{clr}}
 =====EMail in Firma=====
 In den Firmen, die ein Rundschrieben per EMail erhalten sollen, ist eine aktive und erreichbare EMailadresse einzutragen. Details unter [[Firmen]]
 ====Rundschreiben per EMail versenden====
-[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|350px|top|left]]
+[[Datei:Rundschreibendrucken1.png|420px|top|left]]
 Die grundsätzliche Auswahl erfolgt genau wie beim Rundschreiben drucken.
@@ Zeile 157: / Zeile 136: @@
 {{clr}}
+[[Datei:Rundschreibendrucke2.png|420px|top|left]]
+Nach dem Aktivieren der Auswahl "'''E-Mail Versand'''" und dem Drücken von "'''Starten'''" wird das PDF erstellt und die Druckverwaltung öffnet sich.
+Wird die Druckverwaltung geschlossen werden die E-Mails versandt.
-[[Datei:Rundschreibendrucke2.png|350px|top|left]]
-Nach dem Aktivieren der Auswahl "'''E-Mail Versand'''" und dem Drücken von "starten" wird das PDF erstellt und die E-Mail versandt.
 {{clr}}
 [[Kategorie:Plus]]